CARNET ustanovama članicama iz sustava visokog obrazovanja omogućuje korištenje usluge kvalificiranog elektroničkog potpisa radi pojednostavljenja i digitalizacije poslovnih procesa te elektroničkog potpisivanja i ovjeravanja dokumenata.

Kvalificirani elektronički potpis, sukladno Uredbi (EU) br. 910/2014 (eIDAS), ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis. Usluga omogućuje elektroničko potpisivanje službenih dokumenata bez potrebe za ispisivanjem, ručnim potpisivanjem i slanjem dokumentacije u papirnatom obliku.

Putem usluge moguće je potpisivati dokumente povezane s poslovanjem ustanove, uključujući obrasce i zahtjeve koji se dostavljaju CARNET-u, kao i druge dokumente, pod uvjetom da druga strana prihvaća takav način potpisivanja.

1. Čelnici ustanova – Fina certifikati

Za čelnike ustanova, odnosno dekane, rektore, pročelnike i druge ovlaštene osobe, za potrebe digitalnog izdavanja i potpisivanja isprava primjenjuje se postupak izdavanja certifikata putem Financijske agencije (Fina).

U okviru ovog postupka izdaju se:

• Poslovni certifikat za udaljeni elektronički potpis – za čelnika ustanove.

• Certifikat za udaljeni elektronički pečat – za ustanovu.

Certifikati se koriste za potrebe digitalnog izdavanja i potpisivanja isprava, uključujući e-Diplome, u sklopu sustava Registar izdanih isprava u obrazovanju (RIIO), u kojem će se pohranjivati e-Diplome i e-Svjedodžbe dostupne korisnicima putem sustava e-Građani.

Troškovi izdavanja certifikata pokriveni su sklopljenim sporazumom, a kvalificirani elektronički potpisi, pečati i vremenski žigovi unutar sustava RIIO mogu se koristiti neograničeno, bez dodatnih troškova po dokumentu.

Postupak izdavanja Fina certifikata

1. Preuzimanje uputa i obrazaca

Na stranici CARNET-ove korisničke podrške , u rubrici „Važni dokumenti”, dostupni su sljedeći dokumenti:

• Zahtjev za izdavanje e-potpisa

• Zahtjev za izdavanje e-pečata

• FINA upute za izdavanje certifikata za udaljeno elektroničko potpisivanje i pečatiranje

Prije pokretanja postupka potrebno je proučiti pripadajuće upute.

2. Priprema dokumentacije

Potrebno je preuzeti, ispuniti i pripremiti sljedeće ugovore:

• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte  – 3 primjerka.

• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za izdavanje certifikata za elektroničke pečate  – 2 primjerka.

3. Posjet poslovnici Fina-e

Ovlaštena osoba ustanove treba osobno posjetiti poslovnicu Fina-e radi identifikacije, predaje dokumentacije i pokretanja postupka izdavanja certifikata.

Moguć je i dolazak djelatnika Fina-e na lokaciju ustanove, uz dodatnu naknadu.

4. Aktivacija mTokena

Nakon pokretanja postupka korisnik zaprima aktivacijske kodove za mToken. Potrebno je instalirati mobilnu aplikaciju i aktivirati mToken u roku od 24 sata od primitka aktivacijskih kodova.

5. Online izdavanje certifikata

Nakon aktivacije mTokena korisnik elektroničkom poštom zaprima poveznicu na portal za preuzimanje certifikata. Prijava se obavlja jednokratnom lozinkom (OTP) generiranom putem mTokena, nakon čega se definira šesteroznamenkasta lozinka certifikata.

Lozinku je potrebno sačuvati jer bez nje certifikat nije moguće koristiti. U slučaju zaboravljene lozinke potrebno je opozvati postojeći certifikat i pokrenuti postupak izdavanja novoga.

6. Preuzimanje certifikata

Certifikat je potrebno preuzeti u roku od 30 dana od dana izdavanja.

7. Dodatna aktivacija e-pečata

Za korištenje certifikata za udaljeni elektronički pečat potrebno je dodatno aktivirati funkcionalnost automatiziranog pečatiranja u mobilnoj aplikaciji, prema uputama Fina-e.

Podrška za FINA certifikate

Za poteškoće povezane s izdavanjem i aktivacijom FINA certifikata potrebno je obratiti se izravno Fina-i putem adrese elektroničke pošte: e-poslovanje@fina.hr.

Postojeći certifikati koje je izdala Agencija za komercijalnu djelatnost (AKD) ostaju valjani do isteka svojeg razdoblja valjanosti, nakon čega se za čelnike ustanova zamjenjuju FINA certifikatima.

2. CARNET koordinatori i CARNET sistem inženjeri – AKD certifikati

Za CARNET koordinatore i CARNET sistem inženjere i dalje se primjenjuje postojeći postupak izdavanja osobnih certifikata putem CARNET-a, pri čemu je izdavatelj certifikata Agencija za komercijalnu djelatnost (AKD).

CARNET u ovom postupku djeluje kao registracijsko tijelo (RA), što uključuje provjeru identiteta korisnika i pripadajućih identifikacijskih podataka, dok AKD kao certifikacijsko tijelo (CA) izdaje i upravlja certifikatima.

Ovisno o potrebama korisnika, dostupne su sljedeće mogućnosti:

• Udaljeni elektronički potpis – potpisivanje dokumenata putem aplikacije.

• Elektronički potpis putem kartice – potpisivanje pomoću fizičke kartice s kvalificiranim certifikatom i pripadajućeg čitača.

• Udaljeni elektronički pečat – elektroničko pečatiranje u ime ustanove, prema uvjetima izdavanja odgovarajućeg certifikata.

Obrasci za izdavanje AKD certifikata

Za izdavanje certifikata potrebno je preuzeti i ispuniti odgovarajuće obrasce, ovisno o vrsti certifikata i ulozi korisnika.

1. Zahtjev za izdavanje osobnih certifikata s organizacijom u subjektu certifikata 

Zahtjev popunjava i ovjerava predstavnik ustanove (dekan, rektor ili druga ovlaštena osoba). Njime se potvrđuje povezanost ustanove s osobom za koju se izdaje certifikat, odnosno s čelnikom ustanove, imenovanim CARNET sistem inženjerom ili CARNET koordinatorom.

2. Zahtjev za izdavanje certifikata za udaljeni elektronički potpis 

Zahtjev popunjava i ovjerava osoba za koju se izdaje certifikat. Njime se omogućuje korištenje udaljenog elektroničkog potpisa putem odgovarajuće aplikacije.

3. Zahtjev za izdavanje osobnih certifikata za fizičke osobe (kartica) 

Zahtjev popunjava i ovjerava osoba za koju se izdaje certifikat. Njime se omogućuje izdavanje fizičke kartice s pripadajućim čitačem, koji se koriste za elektroničko potpisivanje dokumenata.

4. Zahtjev za izdavanje kvalificiranog certifikata za udaljeni elektronički pečat 

Zahtjev popunjava ovlašteni predstavnik ustanove i osoba ovlaštena za zastupanje autora pečata. Podnošenjem zahtjeva pokreće se postupak izdavanja certifikata za udaljeni elektronički pečat.

Predaja zahtjeva i identifikacija

Nakon popunjavanja potrebnih obrazaca potrebno je kontaktirati CARNET-ov Mobilni tim putem elektroničke pošte ili telefonski radi dogovora o identifikaciji korisnika i predaji dokumentacije.

Prilikom predaje zahtjeva potrebno je:

• predočiti važeći osobni dokument na uvid (osobnu iskaznicu ili putovnicu)

• predati pravilno popunjene, potpisane i ovjerene obrasce, ovisno o vrsti certifikata koji se izdaje.

Podrška za AKD certifikate

Za dodatne informacije o postupku izdavanja certifikata i dogovor oko identifikacije i predaje dokumentacije potrebno je kontaktirati CARNET-ov Mobilni tim putem elektroničke pošte ili telefonski.

Važna napomena

Postupak izdavanja certifikata ovisi o ulozi korisnika i namjeni certifikata:

• Čelnici ustanova (dekani, rektori, pročelnici i druge ovlaštene osobe) za udaljeni elektronički potpis i elektronički pečat u okviru digitalnog izdavanja isprava koriste FINA certifikate.

• CARNET koordinatori i CARNET sistem inženjeri za izdavanje osobnih certifikata i dalje koriste postojeći postupak putem CARNET-a i AKD-a.